Google docs là gì? Hướng dẫn dùng google tài liệu đúng và hiệu quả

Google docs là gì? Hướng dẫn dùng google tài liệu đúng và hiệu quả

66 Lượt xem

Content Writer

Marketer GenZ

Google docs là công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản tương tự như phần mềm Microsoft Word. Tuy nhiên, nó sở hữu nhiều tính năng vượt trội, nổi bật hơn các bản word thông thường. Cùng tìm hiểu chi tiết về google tài liệu và cách sử dụng công cụ này trên máy tính nhé!

Khái niệm của google docs

Google docs hay còn được gọi là google documents, công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản online của google. Công cụ này cho phép người dùng sử dụng một số tính năng như: Soạn thảo hoặc chỉnh sửa văn bản, soạn thảo bảng tính, soạn thảo trình chiếu một cách dễ dàng trên internet. Đây là nền tảng được phần lớn các bạn content sử dụng phục vụ công việc.

Google docs hoạt động như thế nào?

Để sử dụng google docs, người dùng phải có điện thoại hoặc máy tính đã kết nối internet để đăng nhập vào tài khoản google. Tính năng này hoạt động dựa trên tài khoản đăng nhập google của người dùng liên kết với máy chủ. Do đó, tất cả nội dung mà bạn soạn thảo trên google doc đều được lưu tự động. 

Ngoài ra, mỗi tài khoản đều được cung cấp dung lượng lưu trữ và các định dạng dữ liệu sử dụng miễn phí. Khi bạn dùng hết dung lượng này, bạn bắt buộc phải mua thêm dung lượng. Thông thường google sẽ tặng 15GB dung lượng miễn phí bao gồm dữ liệu trong google drive và mail. 

Ưu điểm và nhược điểm của google tài liệu 

Để mọi người hiểu rõ hơn về tính năng này của google, dưới đây một số thông tin cơ bản về google tài liệu mà mọi người có thể tham khảo:

Ưu điểm của google tài liệu

Google docs là công cụ hoàn toàn miễn phí. Bên cạnh việc soạn thảo, google docs còn cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng trực tuyến khác như: nhập dữ liệu bằng giọng nói, trình chiếu slide, nhận xét và trò chuyện trực tiếp tên tài liệu,….

Công cụ cũng cho phép người dùng tạo tài liệu và chia sẻ cho nhiều người dùng khác. Những người này đều có quyền xem và sửa chữa tài liệu trong cùng một lúc. Đặc biệt công cụ còn hỗ trợ người dùng chỉnh sửa văn bản khi không có mạng. 

Nhược điểm của google docs

Ngoài cái ưu điểm tuyệt vời trên, google tài liệu cũng có một số nhược điểm nhỏ như:

  • Văn bản soạn thảo trên google doc khi tải về máy dễ dàng gặp trình trạng bị lỗi về định dạng
  • Giao diện của công cụ này đôi khi có thể bị lỗi, nếu người dùng chèn ảnh vào trong văn bản thì có thể không chỉnh sửa được nội dung. 
  • Không đa dạng các tính năng soạn thảo như Microsoft Word

Một số lưu ý khi sử dụng công cụ google tài liệu

Nhìn chung cách sử dụng công cụ này khá đơn giản và dễ dàng. Bạn chỉ cần xem qua hướng dẫn là có thể tự mình thao tác và bắt đầu làm việc với google docs. Tuy nhiên khi sử dụng công cụ soạn thảo này, bạn cần lưu ý một số điều như:

Mở tính năng offline cho google docs 

Với tính năng này, bạn có thể mở và làm việc với tài liệu kể cả khi không có kết nối internet. Nếu bạn chưa biết cách thiết lập tính năng này thì bạn hãy làm theo các hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Bạn cần mở google drive và file google docs

Bước 2: Nhấn chọn mục tệp và ở danh mục thả xuống, bạn nhấp vào ô cho phép sử dụng công cụ khi không có mạng.

Mở tính năng offline cho google docs 

Với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể mở tài liệu soạn thảo của mình lên và làm việc với google tài liệu kể cả khi không mạng kết nội. Ngoài ra, bạn còn có thể tải về máy tính những tài liệu gần nhất.

Sử dụng một số phím tắt tối ưu công việc soạn thảo văn bản

Tương tự như Microsoft Word, người dùng có thể sử dụng một số phím tắt để tối ưu công việc soạn thảo văn bản của mình, từ đó tiết kiệm thời gian làm việc tối đa nhất. Dưới đây là một số phím tắt thông dụng mà bạn có thể sử dụng như:

  • Ctrl + C: Sao chép văn bản
  • Ctrl + X: Cắt văn bản hoặc hình ảnh,…
  • Ctrl + F: Tìm kiếm thông tin
  • Ctrl + P: In văn bản hoặc hình ảnh
  • Ctrl + Enter: Ngắt trang văn bản
  • Ctrl + G: Di chuyển đến trang văn bản tùy chọn 

Hướng dẫn sử dụng google docs chi tiết và cụ thể nhất

Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo văn bản trực tuyến trên google tài liệu mà bạn không nên bỏ qua, cụ thể:

Hướng dẫn cách truy cập vào google tài liệu

Để truy cập vào công cụ này, bạn cần phải có tài khoản email hoặc tài khoản google để đăng nhập. Dưới đây là các bước truy cập vào ứng dụng nhanh chóng:

Bước 1: Bạn cần truy cập vào đường link google drive bằng cách gõ từ khóa “google drive” trên công cụ tìm kiếm

Truy cập vào google drive của người dùng

Bước 2: Nhấn chọn vào biểu tượng lưới hình vuông ở góc trên cùng bên phải màn hình. Lúc này sẽ có một danh sách hiện ra, bạn cần nhấn chọn vào mục “tài liệu” để mở google doc.

Nhấp vào biểu tượng ”tài liệu” để tạo google docs mới

Hướng dẫn tạo tài liệu mới trên google docs

Bước 1: Bạn cần mở tài khoản google drive của mình lên

Bước 2: Nhấn chọn vào mục “+ mới” ở góc bên trái màn hình.

Nhấp vào nút thêm mới “+ mới”

Bước 3: Một danh sách hiện ra, bạn cần chọn tiếp vào mục “google tài liệu” để tạo tài liệu mới và tiến hành soạn thảo văn bản

Nhấp vào nút “google tài liệu” trong danh sách mới hiện ra

Hướng dẫn tải file google tài liệu về máy tính hiệu quả

Khi soạn thảo, chỉnh sửa văn bản xong và cần tải file google tài liệu về máy tính để in hoặc nộp thì bạn có thể làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Cần truy cập vào google drive và mở file google tài liệu cần tải máy tính

Bước 2: Bạn cần nhấn chọn vào mục “tệp” ở góc trên cùng bên tay trái. Tiếp đến cần chọn vào mục “ tải xuống” ở các phần danh sách thả xuống

Nhấp vào nút “tải xuống” trong danh sách vừa xuất hiện 

Bước 3: Lúc này, một danh sách định dạng tải về hiện ra, bạn cần chọn định dạng phù hợp và chờ đợi trong giây lát để hệ thống xử lý.

Chọn định dạng phù hợp trong danh sách xuất hiện

Cách chia sẻ file google docs với người dùng khác

Một trong số tính năng ưu việt của công cụ này, đó là cho phép chia sẻ quyền truy cập đối với những người dùng khác. Với tính năng này, bạn có thể cấp quyền  xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét cho người dùng khác trên google tài liệu của bản thân.

Nếu bạn chưa biết cách chia sẻ như thế nào thì đừng lo lắng, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện sau đây:

Bước 1: Bạn nhấp chọn vào nút Share ở góc bên phải trên cùng

Nhấp vào nút “chia sẻ” trên màn hình chính 

Bước 2: Điền địa chỉ email mà bạn muốn cấp quyền truy cập vào hộp thoại mới hiện ra và tùy chỉnh các quyền tương thích theo nhu cầu.

Kết luận

Trên đây là các thông tin chi tiết về google docs – Một trong những công cụ soạn thảo trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Bên cạnh đó còn có những hướng dẫn sử dụng và lưu ý cực kỳ hữu ích. Nếu bạn thấy bài viết này hay thì đừng ngần ngại theo dõi trang tin tức của chúng tôi để cập nhật nhanh chóng những chủ đề thú vị nhé!

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *