Cách viết brief chuẩn và hiệu quả

Lưu ngay 11 bước viết Brief chuẩn và hiệu quả cho chiến dịch Marketing

155 Lượt xem

Content Writer

Kim Anh

Đối với những người làm trong lĩnh vực marketing, đặc biệt là môi trường Agency thì “Brief” là một khái niệm không thể phớt lờ. Brief không chỉ là một tài liệu mô tả ngắn gọn về dự án, mà còn là cầu nối giữa khách hàng và đội ngũ sáng tạo thực hiện chiến dịch. Do đó, viết Brief được xem là kỹ năng không thể thiếu trong hành trình “làm nghề” của các marketers.

Vậy làm thế nào để viết nên một Brief chuẩn và hiệu quả? Mời bạn cùng Marketer Gen Z khám phá chi tiết qua bài viết sau!

Brief là gì?

Trong Marketing, “Brief” được hiểu là “bản hướng dẫn” hoặc “bản tự vấn” chứa thông tin các chi tiết về một dự án tiếp thị cụ thể. Đây là công cụ quan trọng để truyền đạt thông tin về các yêu cầu và mong đợi của khách hàng đối với đội ngũ sáng tạo hoặc các Agency trong việc triển khai chiến dịch tiếp thị.

Theo đó, Brief không chỉ chứa các hướng dẫn mà còn cung cấp thông tin chi tiết để đảm bảo rằng mọi dự án hoặc chiến dịch tiếp thị được đề xuất được thực hiện một cách hiệu quả và thành công. Điều này bao gồm cả việc đặc tả rõ ràng về mục tiêu, đối tượng, thông điệp quảng cáo, và các chỉ số hiệu suất quan trọng để đảm bảo theo dõi và đánh giá kết quả một cách chính xác.

Một Brief marketing thông thường sẽ bao gồm các phần sau:

  • Tóm tắt (Executive Summary): Một bảng tóm tắt về mục tiêu của chiến dịch, đối tượng khách hàng, và thông điệp cốt lõi.
  • Mục tiêu (Objectives): Mục tiêu cụ thể mà chiến dịch hoặc dự án đang nhắm đến.
  • Đối tượng khách hàng (Target Audience): Mô tả chi tiết về đối tượng khách hàng mà chiến dịch muốn tiếp cận.
  • Thông điệp cốt lõi (Key Message): Phác thảo những thông điệp chính mà chiến dịch muốn truyền đạt.
  • Chiến lược tiếp thị (Marketing Strategy): Mô tả chi tiết về cách chiến dịch sẽ được triển khai, bao gồm các kênh truyền thông, phương tiện, và chiến lược nội dung.
  • Ngân sách (Budget): Xác định số lượng tiền và tài nguyên sẽ được cấp phát cho chiến dịch.
  • Thời gian (Timeline): Bảng thời gian về các giai đoạn và thời hạn cho các phần quan trọng của chiến dịch.
  • Đánh giá hiệu suất (Measurement and KPIs): Xác định các chỉ số và tiêu chí để đánh giá hiệu suất của chiến dịch.
Mẫu Brief tham khảo từ Nike
Mẫu Brief tham khảo từ Nike

Tầm quan trọng của Brief

Như đã đề cập trước đó, Brief không chỉ đóng vai trò như một nền tảng vững chắc cho các bước khởi đầu của chiến dịch tiếp thị, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc thực thi chiến dịch. Dưới đây là một số điểm lợi ích quan trọng của quá trình tạo Brief:

Đặt mục tiêu rõ ràng

Brief giúp xác định mục tiêu cụ thể cho chiến dịch tiếp thị, giúp mọi người trong đội hiểu rõ hơn về những gì cần đạt được và tại sao.

Xác định cột mốc thời gian

Thông qua việc đặt ra các cột mốc thời gian, Brief tạo điều kiện thuận lợi để theo dõi tiến độ của dự án và đảm bảo rằng mọi giai đoạn đều được hoàn thành đúng hạn.

Phân rõ trách nhiệm

Brief phân chia rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên trong đội hoặc cho các bên liên quan, tạo điều kiện cho sự minh bạch và hiệu suất cao.

Mô tả mục đích chiến lược tiếp thị

Bằng cách tập trung vào mục đích chiến lược tiếp thị, Brief giúp mọi người đồng thuận về cách họ sẽ đạt được mục tiêu đó thông qua các chiến lược cụ thể.

Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả

Brief cung cấp các phép so sánh và chỉ số để đánh giá hiệu suất (KPI) chiến dịch, giúp xác định sự thành công và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.

Xác định đối tượng và kết quả mong muốn

Bằng cách xác định rõ đối tượng và kết quả mong muốn, Brief giúp định hình chiến lược để phản ánh đúng nhu cầu của đối tượng mục tiêu.

Tóm lại, một Brief chất lượng không chỉ đơn thuần là một tài liệu hướng dẫn, mà còn là công cụ quản lý quan trọng giúp đội ngũ tiếp thị hiểu rõ, tập trung và thực hiện chiến lược một cách có hiệu quả.

Các loại Brief phổ biến trong Marketing

Trong chiến dịch quảng cáo, Brief đóng vai trò quan trọng như một phương tiện chính để giao tiếp và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về nội dung cần thực hiện. Trong lĩnh vực này, có hai loại Brief chính thường được ưa chuộng, đó là Communication Brief và Creative Brief.

Communication Brief

Communication Brief thường tập trung vào việc truyền đạt thông điệp cốt lõi của chiến dịch. Nó liệt kê các mục tiêu, đối tượng, và yếu tố chính mà chiến dịch cần tập trung. Điều này giúp xác định rõ ràng về những gì cần đạt được thông qua quảng cáo.

Communication Brief thường được sử dụng bởi khách hàng (Client) và bộ phận Account trong các công ty quảng cáo để trao đổi thông tin và xây dựng chiến dịch quảng bá, được thiết lập dựa trên nguyên tắc 5W1H (What, When, Where, Why, Who, How). Mục đích chính của Communication Brief là giải đáp một loạt các vấn đề quan trọng, bao gồm:

  • Mục đích chính: Xác định mục tiêu chính mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua chiến dịch quảng cáo.
  • Thông tin về thương hiệu: Cung cấp thông tin liên quan đến thương hiệu, bao gồm các vấn đề đang diễn ra và sự phát triển hiện tại.
  • Thông tin sản phẩm và thương hiệu: Đặc tả chi tiết về sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.
  • Đối thủ cạnh tranh: Xác định đối thủ cạnh tranh, đánh giá chiến dịch quảng cáo của họ và nắm bắt xu hướng ngành.
  • Tệp khách hàng và chiến lược Marketing: Xác định tệp khách hàng mục tiêu và chiến lược marketing phù hợp với họ.
  • Vấn đề trong chiến dịch Marketing: Đề cập đến các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải trong chiến dịch marketing hiện tại.
  • Thông điệp truyền tải: Xác định thông điệp chính mà chiến dịch quảng cáo muốn truyền tải đến khách hàng.
  • Hiệu ứng truyền thông: Đặt ra mục tiêu về hiệu ứng truyền thông mà doanh nghiệp muốn đạt được từ chiến dịch.
  • Ngân sách: Xác định ngân sách giới hạn mà công ty có thể dành cho chiến dịch quảng cáo.

Bằng cách này, Communication Brief không chỉ là một công cụ để truyền đạt thông tin mà còn là cơ sở để định hình chiến lược quảng cáo toàn diện.

Communication Brief thường tập trung vào việc truyền đạt thông điệp cốt lõi của chiến dịch.
Communication Brief thường tập trung vào việc truyền đạt thông điệp cốt lõi của chiến dịch.

Creative Brief

Ngược lại với Communication, Creative Brief sẽ tập trung sâu hơn vào quá trình sáng tạo nội dung quảng cáo. Nó chứa đựng các yếu tố như concept, tone, hình ảnh, và thông điệp chính để tạo ra một chiến dịch quảng cáo sáng tạo và độc đáo.

Thông thường, Creative Brief sẽ được viết bởi bộ phận Account trong doanh nghiệp Agency và gửi đến bộ phận Creative Team, chủ yếu nhằm tóm tắt nội dung, truyền động lực và cung cấp nguồn cảm hứng để Creative Team có thể sáng tạo nội dung đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Client.

Creative Brief chứa đựng thông tin quan trọng để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau, bao gồm:

  • Kỳ vọng của thương hiệu: Đặc tả kỳ vọng kinh doanh mà chiến dịch quảng cáo hướng đến và cách tăng cường hiệu suất của nó.
  • Đối tượng mục tiêu: Xác định rõ đối tượng mục tiêu, bao gồm khách hàng tiềm năng và các phân khúc thị trường mục tiêu cho sản phẩm.
  • Hiệu quả truyền thông: Đề xuất cách để đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất, bao gồm lời kêu gọi hành động và khuyến khích tìm hiểu thêm thông tin.
  • Thông điệp cốt lõi: Xác định thông điệp cốt lõi cần truyền tải và cách tạo ra các thông điệp có sức ảnh hưởng mạnh mẽ.
  • Mục tiêu chiến dịch: Nêu rõ mục tiêu cụ thể mà chiến dịch truyền thông đang hướng đến.
  • Các cột mốc thời gian: Xác định các cột mốc quan trọng như thời gian phát triển ý tưởng, ngày duyệt nội dung, và ngày trình bày ý tưởng đến khách hàng.
  • Kênh truyền thông: Mô tả các kênh truyền thông quan trọng và đối tượng khách hàng tương ứng.

Thông qua việc trình bày các yếu tố trên, creative Brief giúp định hình chiến lược sáng tạo và đồng thời đảm bảo rằng cả đội ngũ làm việc có cái nhìn chung và đồng nhất về hướng đi của chiến dịch quảng cáo.

Creative Brief sẽ tập trung sâu hơn vào quá trình sáng tạo nội dung quảng cáo.
Creative Brief sẽ tập trung sâu hơn vào quá trình sáng tạo nội dung quảng cáo.

Hướng dẫn cách viết Brief chuẩn và hiệu quả 

Một bản Brief xuất sắc không chỉ là một tài liệu cung cấp thông tin rõ ràng mà còn là một nguồn động viên và khích lệ sự sáng tạo từ phía người thực hiện. Sau đây là những yếu tố cần có để viết Brief chuẩn và hiệu quả.

Cách viết bản Brief mẫu

Một bản Brief mẫu đúng chuẩn sẽ bao gồm những thông tin cơ bản sau đây:

1. Dự Án (Project):

  • Mục đích chính: Phục vụ cho chiến dịch Marketing, truyền thông, sự kiện, hoặc website.

2. Khách Hàng (Client):

  • Tên công ty chủ đầu tư.

3. Thương Hiệu (Brand):

  • Tên sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến dự án.

4. Mô Tả Dự Án (Project Description):

  • Mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ cụ thể của dự án.
  • Yêu cầu đặc biệt (nếu có): Ví dụ như địa điểm thực hiện dự án, khu vực ảnh hưởng, và mọi yêu cầu khác của dự án.

5. Nền Tảng Thương Hiệu (Brand Background):

  • Tình Hình Thị Trường Hiện Nay: Cung cấp thông tin về tình hình thị trường liên quan đến ngành hàng của bạn.
  • Định Vị Thương Hiệu: Mô tả chi tiết về cách thương hiệu của bạn muốn được nhìn nhận trong tâm trí khách hàng.
  • Đối Thủ Cạnh Tranh: Liệt kê các đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh và điểm yếu của họ. Cung cấp thông tin hình ảnh, bài báo, số liệu nghiên cứu, và liên kết website có liên quan.

6. Mục Tiêu (Objectives):

  • Xác định mục tiêu chính của dự án, ví dụ như tăng doanh thu, định vị thương hiệu trên thị trường, tăng độ phủ sóng, và nhận biết thương hiệu.
  • Ưu tiên mục tiêu quan trọng nhất để Agency nắm rõ nhanh chóng.

7. Đối Tượng Khách Hàng (Target Audience):

  • Xác định đối tượng khách hàng mà dự án hướng đến.
  • Mô tả chi tiết về đặc điểm demographic, hành vi mua sắm, và ưu cầu của đối tượng này.

8. Thông Điệp (Message):

  • Mô tả rõ ràng về thông điệp mà thương hiệu muốn truyền đạt đến khách hàng.
  • Nêu rõ những giá trị cốt lõi và ưu điểm cạnh tranh của thương hiệu.

9. Địa Điểm Thực Hiện (Coverage):

  • Xác định địa điểm cụ thể thực hiện dự án, ví dụ: Hà Nội, các thành phố lớn, hoặc khắp các tỉnh thành trên toàn quốc.

10. Kinh Phí (Budget):

  • Xác định kinh phí dành cho dự án.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về phân bổ kinh phí cho từng phần quan trọng của dự án.

11. Thời Gian Thực Hiện (Timing):

  • Xác định thời gian dự kiến thực hiện dự án.
  • Bao gồm các thời kỳ quan trọng, hạn chót và bất kỳ yếu tố thời gian nào khác quan trọng.

Những thông tin này giúp định rõ hơn về quy mô và phạm vi của dự án, đồng thời cung cấp các thông tin quan trọng để đảm bảo rằng dự án được thực hiện hiệu quả theo các yếu tố như ngân sách, thời gian, và địa điểm.

Ví dụ cách viết một Brief cụ thể

1. Project:

  • Dự án này nhằm hỗ trợ chiến dịch Marketing, truyền thông, sự kiện và phát triển website cho sản phẩm/dịch vụ “InnovateX” của công ty ABC.

2. Client:

  • Công ty ABC

3. Brand:

  • Tên Sản phẩm/Dịch vụ: “InnovateX”

4. Project Description:

Dự án “InnovateX” tập trung vào việc ra mắt sản phẩm mới để chào đón năm mới 2020. Cụ thể, nhiệm vụ bao gồm:

  • Tạo và triển khai chiến dịch quảng cáo đa kênh để tăng nhận thức về “InnovateX”.
  • Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm tại các điểm chiến lược, tập trung chủ yếu ở khu vực châu Á.
  • Phát triển trang web chính thức “InnovateX” để cung cấp thông tin chi tiết và tương tác với khách hàng.
  • Đảm bảo rằng chiến dịch có sự hiện diện mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông và kênh trực tuyến.

5. Brand Background:

  • Tình Hình Thị Trường Hiện Nay: Mô tả chi tiết về tình hình thị trường liên quan đến ngành, đặc biệt là những thay đổi và xu hướng gần đây.
  • Định Vị Thương Hiệu: Trình bày rõ về vị thế và định vị thương hiệu của sản phẩm/dịch vụ trong thị trường, cung cấp các điểm mạnh và giá trị đặc biệt.
  • Đối Thủ Cạnh Tranh: Liệt kê đối thủ cạnh tranh chính, điều này bao gồm cả danh tiếng, sản phẩm/dịch vụ cung cấp, và chiến lược quảng cáo. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mỗi đối thủ.
  • Thông Tin Bổ Sung: Đính kèm hình ảnh, bài báo, số liệu nghiên cứu, và website nếu có để hỗ trợ và làm sâu sắc thêm về thông tin thương hiệu.

6. Objectives:

Mục tiêu chính của dự án:

  • a. Tăng doanh thu từ sản phẩm “InnovateX” lên 30% trong năm nay.
  • b. Định vị “InnovateX” là sản phẩm đổi mới hàng đầu trong thị trường.
  • c. Tăng độ phủ sóng qua chiến dịch truyền thông và sự kiện, đạt tới 50% nhận biết thương hiệu mới.

7. Target Audience:

Xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu:

  • a. Độ tuổi: 25 – 40
  • b. Thu nhập: Trung bình đến cao
  • c. Sở thích và hành vi tiêu dùng: Nâng cao chất lượng sống, quan tâm đến sự đổi mới và công nghệ mới.
  • d. Địa điểm: Chủ yếu tập trung ở các thành phố lớn trong khu vực Châu Á.

8. Message:

Thông điệp chính của thương hiệu “InnovateX” là: “Khám Phá Tương Lai với Đổi Mới Không Ngừng.”

9. Coverage:

Dự án sẽ được triển khai ở các địa điểm chiến lược, bao gồm:

  • Các thành phố lớn trong khu vực Châu Á như Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Bangkok, Singapore, v.v.
  • Các tỉnh thành quan trọng trong cả nước để đảm bảo độ phủ rộng rãi và tiếp cận khách hàng mục tiêu.

10 Budget:

  • Ngân sách dự kiến cho dự án “InnovateX” là $200,000. Ngân sách này sẽ bao gồm chi phí cho chiến dịch quảng cáo, sự kiện ra mắt, phát triển trang web, và các hoạt động quảng bá khác.

11, Timing:

Thời gian thực hiện dự án:

  • a. Chiến dịch quảng cáo: Tháng 11 – Tháng 12
  • b. Sự kiện ra mắt: Ngày 15 tháng 12
  • c. Phát triển trang web: Tháng 11 – Tháng 1
Phải đảm bảo những yếu tố cần có như trên để triển khai một Brief hiệu quả
Phải đảm bảo những yếu tố cần có như trên để triển khai một Brief hiệu quả

Những lưu ý để tạo nên Brief thành công

Để tạo ra một bản Brief thành công, người viết cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:

1. Brief ở Dạng Văn Bản:

  • Việc biên soạn Brief ở dạng văn bản giúp trình bày ý tưởng một cách thoải mái, rõ ràng và có hệ thống.
  • Điều này giúp đảm bảo dễ đọc và lưu trữ thông tin.

2. Định Dạng Chuẩn Xác:

  • Bản Brief cần có định dạng chuẩn xác để người đọc nhanh chóng hiểu và nắm bắt thông tin cốt lõi.
  • Các yếu tố sáng tạo có thể được bổ sung sau đó trong quá trình làm chiến dịch.

3. Đơn Giản và Rõ Ràng:

  • Brief cần rút gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ ý.
  • Thông tin chi tiết nên được đính kèm riêng để tránh làm chậm tiến độ công việc.

4. Mục Tiêu Được Trình Bày Logic:

  • Mục tiêu cần được trình bày một cách rõ ràng, bắt đầu bằng động từ và không cần chủ ngữ.
  • Cung cấp số liệu và bối cảnh cụ thể để agency đánh giá hiệu quả chiến dịch.

5. Ngân Sách Đầy Đủ:

  • Client nên đưa ra ngân sách để agency có thể đề xuất ý tưởng phù hợp với khả năng chi trả.
  • Agency cần xây dựng lòng tin với khách hàng thông qua chiến dịch hiệu quả với ngân sách được đề xuất.

6. Deadline Cụ Thể, Hợp Lý:

  • Xác định ngày deadline rõ ràng và hợp lý để cả hai bên có thể hoạch định công việc một cách hiệu quả.
  • Đảm bảo thời gian cho các giai đoạn như thảo luận, ý tưởng, và điều chỉnh.

Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn tạo ra một bản Brief chất lượng, đồng thời tăng khả năng hiểu và triển khai dự án một cách suôn sẻ cho cả client và agency.

Có thể thấy, Brief không chỉ đơn thuần là một tài liệu hướng dẫn mà còn là “tấm bản đồ” giúp đội ngũ sáng tạo cùng di chuyển về một hướng và nhìn nhận được mục tiêu chung từ phía khách hàng. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn nắm được những bước cơ bản để viết Brief chuẩn và hiệu quả trong các chiến dịch tiếp thị.

Tag:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *